Privacy beleid

Welkom bij het privacybeleid van Inuka

Bij Inuka zijn we obsessief over het beschermen van jouw privacy

Updated 27 July 2023.

Dit privacybeleid is bedoeld om je te helpen begrijpen welke informatie we verzamelen, waarom we deze verzamelen en hoe je jouw informatie kunt bijwerken, beheren en verwijderen.

In een notendop:

  • We bieden een coaching service aan die voornamelijk op chat is gebaseerd.
  • Om onze diensten te gebruiken, meld je je aan op ons platform. Wanneer je dat doet, moeten we je informatie verwerken. Als je bijvoorbeeld je e-mailadres invult, moeten we dat op onze servers opslaan zodat je weer met dat e-mailadres kunt inloggen. Dat is een voorbeeld van het verwerken van jouw gegevens.
  • Wanneer je je aanmeldt, we het zoeken je toestemming, om je gegevens te verwerken.
  • We schermen je gegevens af van iedereen en alles (ook ons team) die het niet hoeft te zien.
  • Wij controleren steeds weer alle preventieve maatregelen die we hebben getroffen om je gegevens te beschermen.
  • We zijn eerlijk en transparant over onze activiteiten met betrekking tot je gegevens.
  • We stellen je in staat om volledig in beheer te zijn van je gegevens, ongeacht het land waarin je woont (de macht aan het volk!).
  • We kiezen onze vrienden verstandig en zorgen ervoor dat ze dezelfde normen voor privacybescherming hebben.
  • We hebben een onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming benoemd om ervoor te zorgen dat we onafhankelijke, hoogwaardige, gespecialiseerde ondersteuning krijgen. Je kunt rechtstreeks contact met hem opnemen met al je vragen via: [email protected].

Introductie

Je bent hier omdat je om jouw privacy geeft en omdat je wilt weten wat Inuka met je persoonlijke gegevens doet. We hebben al iets gemeen, want zoals vermeld zijn we bij Inuka obsessief over het beschermen van je privacy en willen we je graag informeren over hoe we dit hier doen.

Identiteit

Laten we eerst vertellen wie we zijn. We zijn

  • Inukacare BV, (Nederland / wereldwijde activiteiten)
  • Mental Wellbeing Company Ltd (Keniaanse / Afrikaanse activiteiten)
  • Stichting Inuka (non-profit activiteiten) 

Voor alles zijn we bereikbaar op [email protected] of Rapsodieplantsoen 11, 1312EJ Almere, Nederland. 

Dochterondernemingen van -

Inuka BV (Nederland)
Rapsodieplantsoen 11,
1312EJ Almere,
Nederland.

Je data wordt verwerkt door ons moederbedrijf en mogelijk ook door de dochterondernemingen. Als je uit de EU komt, wordt je data niet verwerkt door Mental Wellbeing Company, onze dochteronderneming in Afrika.

Contact informatie

Heb je vragen voor ons, dan kun je ons altijd bereiken op: [email protected] 

Als je specifieke vragen hebt over privacy, je privacy rechten, of als je rechtstreeks contact wilt opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming, kun je dit doen door een e-mail te sturen naar: [email protected].

Wat doet Inuka?

Our Inuka Coaching method is unique, since we offer high-level mental wellbeing support for an affordable price, in a super accessible format. Our formal intended purpose is as follows: “Inuka is a digital platform which is intended to be used for evidence-based personal support to people who are feeling low, stressed or overwhelmed by means of a wellbeing test and online Coaching by trained Coaches”.

We offer a Coaching platform where you can ask for support for any type of issue from our Inuka Coaches. This means that there might be sensitive topics you want to discuss with our Coaches – we understand this, and we are very happy to tell you that you’re safe to discuss them with us.

Wij bieden je anonieme Coaching aan, in die zin dat ons kwaliteitsteam Coaches en Coaching je alleen kent aan de hand van je gebruikersnaam. Wij zullen geen identificeerbare informatie over je weten (je naam, telefoonnummer, e-mailadres, werkplek, ...) tenzij je het hen vertelt. Onze Coaches en kwaliteitscontroleteam kennen enkel de gevoelige informatie die je deelt onder je gebruikersnaam (zelfscan resultaten, Coachinggesprekken,…) om jou Coaching aan te bieden. Onze ondersteunende medewerkers, zoals de klantenservice, hebben op hun beurt geen gevoelige informatie over jou, maar alleen je persoonlijke informatie, om je te helpen als je bijvoorbeeld een probleem hebt met inloggen of het vinden van een coach. Op deze manier verlagen we de drempel voor iedereen om geestelijke welzijnsondersteuning te vinden.

Ook werken we samen met universiteiten en onderzoeksinstituten om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de coaching behouden blijft, om te kijken of we onze coaching nog verder kunnen verbeteren en of onze methode nuttig kan zijn voor groepen mensen waar we nog niet aan hadden gedacht.

Hoe verkrijgen we jouw persoonsgegevens?

Generally we obtain your personal data because you signed-up through our platform, and all the personal data we receive is directly supplied by you, the user. 

Soms vragen onze klanten ons om hun medewerkers rechtstreeks te e-mailen, en geven ons hun werk e-mailadressen om dat te kunnen doen. Als dat zo is, laten we je dat weten in de eerste e-mail die we sturen en kun je je met een druk op de knop afmelden voor elke e-mail die we je sturen. 

Welke persoonsgegevens verzamelt Inuka?

 

Type data

Persoonlijke

Gevoelig

Doel van data opslag

Reden verwerking

Telefoonnummer

X

 

Om klanten ondersteuning te geven

Toestemming

Email adres

X

 

Voor regulier contact

Toestemming, of uitvoering van een contract

Land

X

 

Voor je betalingsgegevens en taal. Voor Coaches doen we dit om administratieve en juridische redenen

Naleving van wettelijke verplichting

Wanneer je een betaling maakt

X

 

Voor onze belastingaangiften en administratie

Naleving van wettelijke verplichting

Gebruikersnaam

X

 

Je kunt dus anoniem chatten

Toestemming

Informatie over sessieplanning

X

 

Zodat je een passend moment kunt vinden met je Coach

Toestemming

Chattranscripties

 

X

Speciale categorie gegevens onder de AVG

Voor kwaliteitscontrole en onderzoek

Toestemming

Actieplannen

 

X

Speciale categorie gegevens onder de AVG

Voor kwaliteitscontrole en onderzoek

Toestemming

Waarderingen en reviews

X

 

Om de prestaties van Coach en het platform te verbeteren

Uitvoering van een contract

Rode vlag categorie

 

X

Speciale categorie gegevens onder de AVG

Om onmiddellijk te reageren wanneer iemand extra hulp nodig heeft

Vitaal belang van de betrokkene

Zelfscan resultaten

 

X

Speciale categorie gegevens onder de AVG

Om te weten hoe we je het beste kunnen helpen

Toestemming

Web-app en website analytics

X

 

Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt

Toestemming

B2B verkoop informatie

X

 

Om bedrijfsontwikkeling te doen

Toestemming

Over chatten met Inuka en anonimiteit.

Simpel gezegd, 'Persoonlijke informatie' en 'Gevoelige informatie' zoals gezondheidsgerelateerde gegevens in de tabel gaan niet samen. Zo garanderen wij je anonimiteit, door al onze datastromen te pseudonimiseren. Je gegevens zijn gepseudonimiseerd omdat er bij Inuka maar heel weinig mensen zijn die de specifieke persoon aan het transcript kunnen koppelen. Wij verbinden Personal en Sensitive alleen in extreme gevallen, informeren je hierover, en altijd met het doel je te helpen.

Cookies

Raadpleeg onze afzonderlijke Cookieverklaring voor informatie over het gebruik van cookies door Inuka. 

Waarom gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We zijn eerlijk en transparant over wat we met je persoonsgegevens doen. We gebruiken je gegevens om je te helpen via ons Inuka-platform. Via dit platform geef je ons persoonlijke gegevens die onze Coaches zullen gebruiken om je te helpen bij problemen die je zou kunnen ervaren over je welzijn, stressniveaus, angstniveaus en algemene gemoedstoestand. En natuurlijk is iedereen in ons team getraind om precies te weten hoe ze met uw gegevens moeten omgaan. We volgen protocollen elke keer dat we gevoelige of persoonlijke gegevens verwerken; wij behandelen alleen de relevante gegevens voor ons werk en laten geen gegevens achter.

Waarom kunnen we jouw persoonsgegevens gebruiken?

Wij kunnen je persoonsgegevens gebruiken omdat je gebruik wilt maken van de service van Inuka zoals beschreven in dit privacybeleid. Via de privacyverklaring wordt je geïnformeerd over de verwerking van uw persoonsgegevens. Voordat wij onze diensten aanbieden, vragen wij je om je toestemming, of voldoen we aan een contract met de organisatie waar je bij hoort. In dat laatste geval, verwerken we alleen je werk e-mailadres.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wanneer we de expertise van derden gebruiken om ons te helpen bij het faciliteren van het Inuka-platform, kiezen we alleen bedrijven en entiteiten met de hoogste standaard voor gegevensbescherming. Deze diensten zijn bijvoorbeeld onze cloud server of ons klantenserviceplatform. We zorgen ervoor dat deze derde partijen alleen de absolute basisgegevens verwerken die nodig zijn om een vlotte service te kunnen bieden. We verkopen je data nooit.

Met alle partijen die we nodig hebben om u onze Inuka-service te bieden, ondertekenen we gegevensbeschermingsovereenkomsten waarin we de hoogste normen voor gegevensbescherming overeenkomen.

Samenwerkingen

Als we samenwerken met derde partijen, leveren we hen alleen volledig anonieme gegevens. Anonieme gegevens kunnen niet aan jouw worden gekoppeld. Voorbeelden van deze samenwerkingen zijn AMREF, die onze Coaches trainen in Kenia, of wanneer we samenwerken met Universiteiten. 

Speciale samenwerking: DELA

Mocht je via DELA met Inuka in contact komen, dan kan het zijn dat je telefoonnummer voor kwaliteitsdoeleinden wordt gedeeld met DELA als we daarvoor jouw expliciete toestemming hebben.

Onze mensen

Onze SuperCoaches houden onze Coaches actief in de gaten en krijgen van therapeuten advies om de kwaliteit van Coaching te verbeteren. Ons kwaliteitscontrolesysteem voor Coaching zorgt ervoor dat we iedereen consistente, hoogwaardige ondersteuning kunnen bieden en dat onze Coaches tot in de perfectie worden opgeleid. Coaches en SuperCoaches weten niet wie er achter de chatgesprekken zit, tenzij je het ze vertelt.

Werkgevers

In het geval dat onze klant jouw werkgever is, kunnen we geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens delen met je werkgever - deze gegevens zijn niet naar jou te herleiden. Als er bijvoorbeeld 100 werknemers in het bedrijf zijn, kan Inuka met de werkgever delen dat 60% veerkrachtig is, 30% risico loopt en 10% het moeilijk heeft, zonder bekend te maken wie wie is. Dit overzicht is dus niet tot jou te herleiden. We hebben een minimale groepsgrootte van 20 personen nodig voordat we deze cijfers aan de werkgever rapporteren en de cijfers op passende wijze afronden, zodat het niet mogelijk is om ze naar individuen te herleiden. Je individuele gegevens zullen nooit met je werkgever worden gedeeld, of dat nu je naam, weergavenaam, e-mailadres, chat-transcriptie, resultaten van welzijnstests zijn… niets daarvan wordt met de werkgever gedeeld; het is illegaal voor Inuka om dit te doen.

Het doel van het geaggregeerde, anonieme overzicht is dat de werkgever actie kan ondernemen om het welzijn van hun werknemers als groep te verbeteren, en ervoor kan zorgen dat Inuka een dienst levert die het welzijn van hun werknemers helpt.

Noodgevallen

Het zonder uw toestemming openbaar maken van gevoelige informatie aan lokale autoriteiten, zoals gedefinieerd in artikel 9.1 van de Europese AVG-wet, zal alleen gebeuren in gevallen waarin de betrokken Coach, SuperCoach of Kwaliteitsmanager reden heeft om aan te nemen dat u betrokken bent geweest bij, of de bedoeling heeft om zich bezighouden met, criminele activiteiten. Voordat we contact opnemen met de autoriteiten, overleggen we met een professional in de geestelijke gezondheidszorg. Je wordt altijd op de hoogte gesteld van een dergelijke openbaarmaking.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens alleen zolang je gebruik maakt van onze dienst, het Inuka-platform. Wanneer je het Inuka-platform een jaar niet hebt gebruikt, vragen we je of je de dienst wilt blijven gebruiken. Zo niet, dan worden je gegevens geanonimiseerd, waardoor het geen persoonsgegevens meer zijn. Dit betekent dat alle persoonlijke identificatiegegevens worden verwijderd of vervangen door generieke woorden. Er is geen geheim codeboek om de informatie terug te ontcijferen naar de oorspronkelijke staat. Als je wilt dat je account wordt verwijderd en niet wilt dat die gegevens worden opgeslagen, stuur dan een e-mail naar [email protected] met je gebruikersnaam en we zorgen ervoor dat zelfs deze gegevens worden verwijderd!

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Er zijn enkele rotte appels die mogelijk toegang willen tot de gegevens, maar maak je geen zorgen, we zijn voorbereid. Onze app is gebouwd met een luchtdicht beveiligingssysteem:

  • Encryptie van alle datastromen
  • Bedrijfs-VPN beperkte toegang tot backend voor ontwikkelaars zonder directe verbinding van gevoelige gegevens met internet.
  • Database-encryptie
  • Dubbele authenticatie voor werknemers
  • Rolgebaseerde gebruikerstoegang voor werknemers
  • Auditlogboeken voor gebruikers die toegang hebben tot gevoelige gegevens  
  • We gebruiken cloudservers die state-of-the-art zijn

Alles wat op onze servers wordt opgeslagen, is versleuteld. We vragen alle medewerkers om hun gegevens alleen op onze beveiligde servers op te slaan, niet op hun apparaten, wat betekent dat als een van onze medewerkers hun apparaat kwijtraakt, het apparaat doorgaans geen datalek veroorzaakt.

Onze chatsessies

Wetende hoe we jouw chat gesprekken anoniem houden; is het ook aan jou om dit te helpen onderhouden. Als je niet bekend wilt zijn bij je coach en ons kwaliteitscontroleteam, deel dan geen gedetailleerde persoonlijke informatie tijdens je sessies. Het is jouw verantwoordelijkheid om je anonimiteit te beschermen door geen persoonlijke informatie te delen in de chats - wij doen ons uiterste best om de rest te doen. We hebben dit in de Servicevoorwaarden opgenomen, zodat je zeker weet dat je je aan de belofte houdt.

Onze video/audio sessions

Wij slaan geen videosessies op. Houd er rekening mee dat (video)bellen echter niet anoniem kan. 

Welke rechten kun je uitoefenen met betrekking tot jouw persoonsgegevens?

Zodra we je gegevens verwerken, krijg je een aantal fantastische rechten!

  1. Het recht op toegang: Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens worden verwerkt, door wie, waarom, en of de gegevens worden vervoerd of gedeeld met anderen.
  2. Het recht op rectificatie: Je kunt onjuiste persoonsgegevens corrigeren, meer persoonsgegevens toevoegen wanneer informatie onvolledig is en je hebt het recht om geïnformeerd te worden over hoe dit rectificatieproces verloopt.
  3. Het recht om vergeten te worden: Je houdt de controle over je persoonlijke informatie; je kunt altijd verzoeken om al je gegevens te wissen zolang je een account bij Inuka heeft.
  4. Het recht op beperking van verwerking: Je kunt verzoeken dat (een deel van) je gegevens niet wordt verwerkt, bijvoorbeeld gedurende de tijd dat onjuiste gegevens zijn gecorrigeerd.
  5. Het recht op kennisgeving: Je hebt altijd het recht om op de hoogte te worden gesteld wanneer de voorwaarden met betrekking tot je persoonsgegevens veranderen, met name wanneer de gegevens worden gecorrigeerd of gewist, of wanneer zich een andere onvoorziene situatie voordoet.
  6. Het recht om bezwaar te maken: Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  7. Het recht op overdracht:Je kunt een kopie opvragen van al jouw persoonlijke gegevens die door Inuka zijn verwerkt.
  8. Het recht op opslagbeperking: We streven er altijd naar om zo min mogelijk persoonsgegevens te bewaren; je hebt het recht om te verwachten dat je persoonlijke gegevens niet langer worden opgeslagen dan redelijk is voor het doel waarvoor ze dienen. De standaard opslagduur is 12 maanden nadat je voor het laatst ingelogd bent.

Na 1 jaar dat je je account niet actief gebruikt, anonimiseren we de gegevens en slaan we ze op onze servers op, en verwijderen we je account en je persoonlijke gegevens. Als je persoonlijk identificeerbare informatie deelt tijdens de chats, geen probleem, we zullen die informatie vervangen door willekeurige informatie wanneer we uw gegevens anonimiseren. Als je bijvoorbeeld deelt waar je werkt, vervangen we dat woord door "Bedrijf XYZ". We slaan geen informatie op die ons kan helpen te ontcijferen wat "Bedrijf XYZ" betekent. Omdat je gegevens anoniem zijn, kunnen we de gegevens niet meer ophalen, dus oefen de rechten uit als je een actieve gebruiker van Inuka bent.

Je kunt contact met ons opnemen over de uitoefening van deze rechten door een e-mail te sturen naar [email protected]Wanneer je dit doet, neem je contact op met ons privacyteam en onze functionaris voor gegevensbescherming, die je meteen zal helpen. Om te verifiëren dat de gegevens die je wilt wijzigen van jouw zijn, kunnen zij je om aanvullende informatie vragen. Je ontvangt per e-mail een bevestiging van je verzoek en wij streven ernaar om binnen 30 dagen na het verzenden van je verzoek op je verzoek te reageren. Soms duurt de uitvoering van een verzoek langer, in dat geval kunnen we tot 60 dagen nodig hebben om op je verzoek te reageren, maar we zullen je binnen 30 dagen na je verzoek op de hoogte stellen wanneer dat gebeurt, beloofd!

Gegevens van kinderen

Ons Inuka-platform is niet gestructureerd om kinderen aan te trekken. Mensen onder de 18 jaar mogen het Inuka Platform niet betreden. Daarom verzamelen, bewaren of verwerken we geen persoonlijke informatie van iemand van wie we weten dat deze persoon jonger is dan 18 jaar.

Wat kun je doen als je klachten hebt over hoe we je persoonsgegevens gebruiken/gebruikt hebben?

Als je vragen of klachten hebt over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming op [email protected]Wij helpen je met al je vragen en of klachten.

Als je een formele klacht wilt indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over Inuka, kun je dit doen via deze pagina: Klacht indienen Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit beleid

Wanneer we belangrijke wijzigingen aanbrengen in het privacybeleid, plaatsen we hier een nieuwe versie van ons privacybeleid, met een nieuw versienummer en een nieuwe datum. Je kunt het versienummer en de updategegevens bovenaan dit privacybeleid zien. We raden je aan om het van tijd tot tijd te controleren!

En natuurlijk kun je altijd contact met ons opnemen als je vragen hebt via [email protected], of als je geniet van direct contact met een absoluut geweldige door privacy geobsedeerde nerd - en ook onze onafhankelijke functionaris voor gegevensbescherming - kun je contact opnemen met [email protected] waar Michael voor je klaarstaat!

Met veel liefde,

Het Inuka-team

Download Brochure

Sign up for The Inuka Newsletter!

Jouw privacy is ontzettend belangrijk voor ons! We zullen je data nooit delen met derden. Voor meer informatie, lees onze Privacy Policy

Request Demo

Try Inuka Coaching for free

Demo's zijn beschikbaar voor beslissers binnen een organisatie. Tijdens een demo sessie geven we je toegang tot onze demo-omgeving en een uitleg over onze diensten. Na de sessie kun je onze diensten zelf 14 dagen lang uitproberen.
Time needed for the demo session: 30 minutes.

Or email me at [email protected]

Jouw privacy is ontzettend belangrijk voor ons! We zullen je data nooit delen met derden. Voor meer informatie, lees onze Privacy Policy

Stap 1 van 17

If one of the statements does not apply 100% to your organization, please select the option that comes closest.

Inuka is delighted to have been awarded 2nd best Global HR innovation of 2023 by SHRM, the world’s largest body of HR professionals! We're thrilled to be the first Bcorp to reach the finals.

Together, everyone resilient!

Find out how our world-leading online coaching innovation can make a measurable impact in your organisation. Book a demo here

Open onze brochure direct in je browser. Vul onderstaand formulier in.

Jouw privacy is ontzettend belangrijk voor ons! We zullen je data nooit delen met derden. Voor meer informatie, lees onze Privacy Policy

To open our brochure in your browser directly, please provide your information.

Jouw privacy is ontzettend belangrijk voor ons! We zullen je data nooit delen met derden. Voor meer informatie, lees onze Privacy Policy